Deskripsi Pekerjaan Magang
Kantor Kerja Sama Sains dan Teknologi IFI
Tentang Institusi
Institut français d’Indonésie (IFI) adalah departemen kerja sama dan kebudayaan di bawah naungan Kedutaan Besar Prancis di Indonesia, Timor Leste, dan ASEAN. IFI secara aktif bekerja untuk memperkuat hubungan bilateral antara Prancis dan Indonesia di bidang bahasa, budaya, ilmu pengetahuan, serta pendidikan tinggi.
Rincian Tawaran Magang
IFI menawarkan kesempatan magang bagi mahasiswa sarjana (S-1) dengan durasi hingga 16 minggu (Mei–Agustus 2026) di Kantor Kerja Sama Sains dan Teknologi (CST). Pemagang akan berkontribusi pada pelaksanaan operasional beasiswa LPDP – France Program Doktor 2026, sebuah program beasiswa yang didanai oleh IFI dan LPDP (Lembaga Pengelola Dana Pendidikan) dan ditawarkan kepada kandidat doktor Indonesia untuk melanjutkan studi di salah satu dari 15 universitas mitra di Prancis.
Tugas utama
Pemagang akan diminta untuk mengerjakan beberapa kegiatan dan melaksanakan tugas berikut:
Pengelolaan berkas kandidat dan tindak lanjut administratif
- Menerima, memeriksa, dan mengarsipkan berkas pendaftaran yang diajukan melalui portal IFI (dokumen administratif, bukti pendaftaran);
- Memantau status setiap berkas (lengkap, tidak lengkap, menunggu LoA) dan menghubungi kembali kandidat jika diperlukan;
- Berkontribusi dalam pengarsipan berkas yang terstruktur (Letter of Acceptance, korespondensi, dokumen pendukung);
- Memperbarui basis data kandidat (informasi pribadi, universitas tujuan, Doctoral School, pembimbing tesis, status LoA);
- Melaporkan dan memperbaiki tautan yang tidak aktif atau portal yang sementara tidak dapat diakses dalam dokumen referensi.
Pemantauan Pendaftaran
- Memperbarui daftar topik tesis yang diusulkan oleh pembimbing dan mitra pembimbing;
- Memastikan kesesuaian antara topik yang tersedia, Doctoral School terkait, dan data kontak pembimbing;
- Berkontribusi dalam penyusunan dan publikasi topik tesis di media komunikasi IFI;
- Memverifikasi kesesuaian LoA yang diterima sesuai kriteria LPDP (LoA Unconditional) sebelum diteruskan;
- Menjaga tabel pemantauan LoA yang diterima, sedang diproses, dan ditolak, menjelang batas waktu 25 Juni 2026.
Penyusunan dokumen
- Berkontribusi dalam penyusunan dokumen operasional, termasuk surat kepada calon peserta, catatan informasi, dan notulensi rapat;
- Membantu memperbarui artikel, FAQ, dan dokumen informasi yang ditujukan untuk calon peserta LPDP (dalam bahasa Indonesia dan/atau bahasa Inggris);
- Berkontribusi dalam persiapan konten, postingan media sosial, artikel web, dan materi presentasi yang berkaitan dengan program.
Profil yang Diinginkan
Keterampilan dan pengetahuan
- Mahasiswa sarjana (S-1) di bidang Hubungan Internasional, Sastra atau Bahasa Prancis, atau bidang lain yang relevan;
- Menguasai perangkat lunak perkantoran umum (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dll.), khususnya pengelolaan basis data dan tabel pemantaian di Excel, Canva, dan media sosial;
- Memiliki kemampuan berbahasa Indonesia dan Inggris yang sangat baik, baik tertulis maupun lisan (kemampuan berbahasa Prancis akan menjadi nilai tambah);
- Memiliki minat yang kuat terhadap pendidikan tinggi, beasiswa, dan kerja sama Prancis-Indonesia.
Kualitas pribadi
- Mampu bekerja dalam tim dan beradaptasi dengan lingkungan multikultural;
- Memiliki keterampilan organisasi, ketelitian, manajemen waktu, dan mampu bekerja sesuai tenggat waktu;
- Memiliki keterampilan menulis yang baik;
- Kreatif dan mampu beradaptasi dengan situasi yang tidak terduga.
Kondisi Kerja dan Tunjangan
- Tunjangan: Rp 1.500.000/bulan;
- Durasi: Mei-Agustus 2026 (maksimal 16 minggu);
- Waktu kerja: 40 jam per minggu, termasuk istirahat makan siang, Senin hingga Jumat, dengan kemungkinan kerja di akhir pekan untuk acara tertentu;
- Lokasi: IFI Jakarta, dengan perjalanan dinas di wilayah Jakarta sesuai kebutuhan.
Cara mendaftar
Pelamar yang berminat dapat mengisi formulir pendaftaran di bawah ini sebelum 7 Mei 2026 Pukul 11.00 WIB.
