Descriptif du poste
Sous l’autorité directe de la Directrice déléguée de l’Institut français d’Indonésie à Yogyakarta, le ou la Secrétaire des cours travaille en étroite collaboration avec le Responsable Pédagogique. Il/elle assure l’accueil du public, dispense l’information sur les services de cours et d’examens, procède aux inscriptions, gère le suivi administratif des apprenants, veille à la bonne gestion des enseignants, notamment en cas d’absence, et participe à la conception et à la diffusion des supports promotionnels relatifs aux cours de français (numérique et papier).
Premier contact vis-à-vis des personnes extérieures à l’antenne de l’Institut français d’Indonésie à Yogyakarta, le/la Secrétaire des cours assure un rôle particulièrement important. Son efficacité, notamment la bonne gestion du temps consacrée aux demandeurs d’informations et sa courtoisie sont essentielles à la bonne marche de l’établissement.
Fonctions/ Activités
Competences Attendues
Savoir-faire :
- Techniques de secrétariat
- Techniques de gestion administrative
- Utilisation d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, etc.)
- Niveau de français supérieur ou égal au niveau B1
Savoir-être :
- Autonomie
- Rigueur et précision
- Disponibilité
- Polyvalence
- Aisance relationnelle
Autorité Hiérarchique
Le ou la secrétaire des cours est sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Déléguée de l’Institut français d’Indonésie à Yogyakarta, par délégation de pouvoir du Conseiller de Coopération et d’Action Culturelle de l’Ambassade de France, Directeur de l’Institut français d’Indonésie.
Le ou la secrétaire des cours travaille en étroite collaboration avec le responsable pédagogique et les autres membres de l’équipe.
Composition de l’Équipe
L’équipe de l’Institut français de Yogyakarta est composée de 7 agents de droits locaux (ADL) : 1 assistante de direction, 1 médiathécaire, 1 responsable pédagogique, 1 secrétaire des cours, 1 secrétaire administratif et financier, 1 technicien-chauffeur, 1 chargé de mission campus-France.
L’équipe enseignante est composée de 11 professeurs contractuels. L’équipe des agents de droits locaux est enrichie de 5 agents assurant le gardiennage et le nettoyage.
Jours de Travail
Le poste nécessite une présence à l’IFI du lundi au vendredi, de 10h00 à 19h00 et une permanence le samedi une fois par mois de 12h00 à 16h00. Le poste nécessite une relative disponibilité lors des événements organisés à l’IFI en dehors des heures habituelles de travail et parfois lors des événements organisés par l’IFI à l’extérieur.
Le remplacement du congé maternité de la secrétaire des cours se déroulera du 1e septembre au 31 décembre 2026. Trois jours de formation non rémunérés sont à prévoir pour former à l’utilisation des logiciels de suivi des inscriptions.
Conditions Particulieres d’Exercice
Le poste de secrétaire des cours nécessite une aisance relationnelle et des aptitudes commerciales. La promotion des cours se fait majoritairement au sein de l’Institut français mais peut s’effectuer en dehors de l’Institut dans le cadre, par exemple, des salons ou de visites d’établissements.
Rémuneration
Rémuneration mensuelle (Correspondant à la grille salariale 2026 applicable à Yogyakarta) soit 6 759 320 IDR.
Sélection des Candidatures
- Les candidat(e)s dont le parcours et les qualités correspondent au profil du poste sont invité(e)s à adresser leur candidature (CV et lettre de motivation) par e-mail à l’adresses suivante : info.yogyakarta@ifi-id.com en précisant comme objet “candidature secrétaire des cours (remplacement de congé maternité – 4 mois)”.
- Date limite de candidature : 10/08/2026
Les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s à un entretien.é
