Tentang Lembaga
Institut français d’Indonésie (IFI) adalah bagian kerja sama dan kebudayaan Kedutaan Besar Prancis di Indonesia, Timor Leste, dan ASEAN. IFI berperan aktif dalam memperkuat hubungan bilateral antara Prancis dan Indonesia di bidang bahasa, budaya, ilmu pengetahuan, pendidikan, dan pendidikan tinggi.
Latar Belakang
Dalam rangka program pelatihan kejuruan di bidang pariwisata dan perhotelan yang bekerja sama dengan CFA Poitiers (Prancis), sejumlah mahasiswa Indonesia akan mengikuti program studi jangka panjang di Prancis. Selain itu, juga direncanakan program pelatihan singkat bagi beberapa pengajar. Untuk mendukung pelaksanaan mobilitas ini, IFI membuka kesempatan bagi pihak eksternal untuk memberikan jasa dukungan administratif.
Tugas dan Tanggung Jawab
Di bawah koordinasi tim pelaksana dari Kedutaan Besar Prancis– Institut français d’Indonésie (IFI) dan bekerja sama dengan mitra-mitra terkait, penyedia jasa akan bertanggung jawab atas koordinasi administratif, logistik, serta pemantauan teknis program mobilitas bagi peserta Indonesia (mahasiswa dan pengajar) dalam kerangka kerja sama dengan lembaga-lembaga pendidikan Prancis.
Tugas utama:
1. Koordinasi Administratif dan Logistik
- Memantau proses pendaftaran dan menyusun berkas masing-masing peserta
- Mengkoordinasikan pemesanan transportasi (internasional dan domestik)
- Menyiapkan proses pengurusan visa: pengisian formulir, penjadwalan wawancara TLS, dan pengumpulan berkas
- Memantau proses mobilitas: persiapan keberangkatan dan pendampingan peserta
- Membantu pengumpulan dokumen pendukung (tiket, surat tugas, dll.)
2. Hubungan dengan Mitra
- Menjadi penghubung utama bagi peserta terkait hal-hal teknis
- Menjaga komunikasi dengan mitra teknis (CF, agen perjalanan, TLS, lembaga di Prancis dan Indonesia, dll.)
3. Dukungan Komunikasi
- Membantu mempromosikan program (media sosial, materi komunikasi, dsb.)
Ketentuan dan Persyaratan
- Tanggal mulai tugas: 14 Juli 2025
- Durasi: 1 bulan
- Hasil kerja dan pelaporan harus dilakukan secara berkala dan terkoordinasi dengan tim terkait serta agen perjalanan yang ditunjuk untuk mengatur perjalanan para peserta.
- Karena ini merupakan kontrak jasa, IFI tidak bertindak sebagai pemberi kerja. Oleh karena itu, penyedia jasa bertanggung jawab penuh atas kewajiban pelaporan dan pembayaran sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku di Indonesia.
- Honorarium yang diberikan oleh IFI: Rp8.111.183
Kriteria Seleksi
Kompetensi (40%)
- Memiliki pengalaman yang terbukti dalam manajemen program, administrasi, mobilitas internasional, atau bidang terkait lainnya. Pengetahuan tentang prosedur konsuler serta sistem pendidikan Prancis dan Indonesia akan menjadi nilai tambah
- Kemampuan bahasa: sangat menguasai bahasa Prancis, baik lisan maupun tulisan (jika tidak, harus memiliki kemampuan bahasa Inggris yang sangat baik)
- Teliti, rapi dalam administrasi, dan memiliki kemampuan organisasi yang baik
Metodologi Kerja (60%)
- Terstruktur dan mampu menyelesaikan tugas tepat waktu
- Siap bekerja sama secara erat dengan tim IFI (COPIL)
Cara Melamar
Berkas lamaran harus memuat:
- Profil dan pengalaman dalam bidang jasa administrasi (dalam bentuk portfolio) ;
- Dokumen yang membuktikan bahwa kandidat memiliki kapasitas sebagai penyedia jasa ;
- Usulan metodologi kerja (ide awal, frekuensi pertemuan, cara validasi dan revisi pekerjaan).
Batas akhir pengiriman lamaran: 7 Juli 2025
Kontak dan pengiriman berkas lamaran: cathrien.tobing@ifi-id.com & karita.moulia@ifi-id.com
Individu yang memenuhi profil yang dibutuhkan akan dihubungi untuk wawancara.
