Présentation de l’établissement
L’Institut français d’Indonésie (IFI) est le service de coopération et d’action culturelle de l’Ambassade de France en Indonésie, au Timor oriental et auprès de l’ASEAN. Il œuvre activement au développement des relations bilatérales entre la France et l’Indonésie dans les domaines de la langue, de la culture, de la science, de l’éducation, et de l’enseignement supérieur.
Contexte
Dans le cadre d’un projet de formation professionnelle en tourisme et hôtellerie en partenariat avec le CFA de Poitiers, plusieurs étudiants indonésiens partiront étudier en France pour de longs séjours et un volet formation de formateurs est également prévu pour plusieurs enseignants lors de courts séjours. L’IFI souhaite donc faire appel à un prestataire extérieur pour un soutien administratif afin d’aider à la mise en place de ces mobilités.
Missions
Sous la supervision du comité de pilotage composé de l’Ambassade de France-Institut français d’Indonésie et en lien avec les partenaires institutionnels, le/la prestataire aura pour mission d’assurer la coordination administrative, logistique et le suivi opérationnel d’un programme de mobilité à destination de participants indonésiens (étudiants et enseignants), dans le cadre d’une coopération avec des établissements français.
Tâches principales
1. Coordination administrative et logistique
- Suivi des inscriptions et constitution des dossiers individuels ;
- Coordination des réservations de transports (internationaux et domestiques) ;
- Préparation des démarches de visa : formulaires, entretiens TLS, dépôt des dossiers ;
- Suivi de la mobilité : préparation au départ, accompagnement ;
- Appui à la collecte des pièces justificatives (billets, documents de mission, etc.).
2. Lien avec les partenaires
- Interface avec les participants pour les aspects pratiques ;
- Suivi des échanges avec les interlocuteurs techniques (CF, agences de voyage, TLS, institutions en France et en Indonésie, etc.).
3. Appui à la communication
- Contribution à la valorisation du programme (réseaux sociaux, éléments de communication, etc.).
Contraintes et exigences :
- Date de début de la mission : 14 juillet 2025
- Durée de la mission : 1 mois
- Livrable et suivi en lien régulier avec les services concernés et l’agence de voyage retenue pour les déplacements des invités.
- S’agissant d’un contrat de prestation, l’IFI ne saurait être considéré comme l’employeur et de ce fait le prestataire reste totalement responsable des déclarations et paiements qui lui incombent au regard de la législation locale.
- Le prestataire bénéficiera d’un montant proposé par l’IFI : 8.111.183 IDR
Critères de sélection :
Compétences requises (40%):
- Expérience avérée en gestion de projet, administration, mobilité internationale ou tout domaine connexe. Une connaissance des démarches consulaires et du système éducatif français et indonésien est un plus
- Compétences linguistiques (très bonne maîtrise du français avec des compétences solides en rédaction et expression orale (à défaut, excellente maitrise de l’anglais)).
- Excellente capacités d’organisation, rigueur et sens du suivi administratif.
Méthodologie de travail (60%) :
- Organisation rigoureuse et respect des délais.
- Collaboration étroite avec les équipes de l’IFI (COPIL)
Modalités de candidatures
Le dossier de candidature devra comprendre :
- Présentation de ses services et références en soutien administratif.
- Documents attestant de la capacité du candidat à répondre en qualité de prestataire.
- Proposition de méthodologie (premières idées, fréquence de rencontres, modes de validation des livrables et révisions).
Date limite de dépôt des propositions : 7 juillet 2025
Contacts et modalités de soumission : cathrien.tobing@ifi-id.com & karita.moulia@ifi-id.com
Les personnes correspondant au profil recherché seront contactées en vue d’un entretien.
