Karier

L’INSTITUT FRANÇAIS D’INDONESIE RECRUTE UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION AUPRES DU CONSEILLER DE COOPERATION ET D’ACTION CULTURELLE - DIRECTEUR DE L’INSTITUT FRANÇAIS D’INDONESIE

L’Institut Français d’Indonésie (IFI) est en charge de l’ensemble de la coopération et de l’action culturelle entre la France et l’Indonésie près de l’Ambassade de France. Il est un outil d’influence et de coopération, et un pôle d’expertise et de conseil.

Sous la responsabilité du Conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC), également le directeur, L’Institut Français d’Indonésie s’inscrit dans cette politique et s’articule autour de 4 secteurs :

  • secteur de coopération culturelle et audiovisuelle : évènements culturels et collaboration sur les projets artistiques.
  • secteur de coopération pour le français: cours de français, certifications, formation des professeurs de français et formation professionnelle.
  • secteur de coopération universitaire et éducative: coopération pour l’éducation primaire, secondaire, générale, professionnelle et continue ; le renforcement des compétences et des qualifications, les formations professionnelles.
  • secteur de coopération scientifique: Promotion des études supérieures en France, programmes de bourses, partenariats universitaires, projets conjoints de recherche scientifiques, séminaires à thème.

L’assistant(e) de direction assurera des fonctions administratives et organisationnelles auprès de la Direction de l’établissement. L’assistant(e) de direction aura pour mission d’effectuer un travail de secrétariat auprès du Directeur. En tant que de besoin, il/elle assurera également la liaison entre l’IFI et ses antennes, les services de l’Ambassade de France, et les Lycée Français.

Missions de secrétariat

  • organiser l'agenda professionnel de COCAC/directeur, attribuer les rendez-vous en priorisant les demandes ; organiser les missions /déplacements du COCAC/directeur ;
  • recevoir et filtrer les communications téléphoniques ;
  • préparer et planifier les réunions : rédaction des ordres du jour, des comptes rendus, transmission des documents de travail, accueil des participants, prise de note, etc.
  • assurer le volet administratif et logistique du service du COCAC/Directeur : rédaction de courriers ou tout autre document, établissement des ordres de mission du COCAC, des frais de représentation, des mémoires de frais, des réservations, des bons de commande et mise en paiement des factures, suivi des enveloppes de représentation, traitement des demandes de visas, d’intervention et autres ;
  • préparer, organiser et mettre en place les missions des invités du directeur en lien avec le service du secrétariat général et tout autre service ressource.

Missions d’information et de communication

  • en coordination avec le Secrétariat général, assurer une veille sur les informations et instructions du ministère sur le volet administratif et en assurer la diffusion aux interlocuteurs concernés ;
  • relayer les informations d’intérêt commun au sein du SCAC et de l’Institut et en direction des services du poste et des partenaires en jouant un rôle de coordonnateur et de relais de transmission ;
  • entretenir et mettre à jour régulièrement la base des contacts : préparer les listes d’invitation pour les cérémonies et événements impliquant l’Institut français ou la chancellerie et s’assurer de leur transmission.

Missions de courrier en intérim du titulaire du poste

  • assurer la gestion du courrier : enregistrement, conservation et transmission ;
  • assurer le suivi du service de la valise diplomatique en lien avec la chancellerie de l’Ambassade de France.

Compétences

  • sens de l’initiative et les qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience, anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités
  • très bon niveau de français et d’anglais.
  • bonne connaissances bureautique et informatique: traitement de texte, tableurs, gestion de fichiers, internet, etc.
  • Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le COCAC-directeur.
  • A accès à des informations parfois confidentielles.
  • Peut fournir des réponses directement, à partir des éléments dont il/elle a connaissance.

Conditions contractuelles

  • Contrat de travail à durée indéterminée; assorti d’une période d’essai de 3 mois
  • Date de prise de fonctions : 1er novembre 2019
  • Salaire net mensuel : 8.799.203 IDR ; prime de transport : 797 500 IDR ; prime de Lebaran
  • Couverture sociale : assurance maladie + assurance accidents du travail
  • Congés : 25 jours/an.

Sélection des candidatures

Les candidats dont les qualités correspondent au profil de poste sont invités à adresser avant le 7 octobre 2019 le curriculum vitae et la lettre de motivation rédigés en français à gabriel.fredy@diplomatie.gouv.fr et cathrien.tobing@ifi-id.com.


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